공공기관 정책백서, 어떤 경우 비용이 줄어들까?

서울시청 정책기획과의 김백서 주무관은 모니터를 멍하니 바라보고 있었다. 올해 발간해야 할 '도시 녹지공간 확충 정책백서'의 마감이 두 달 앞으로 다가왔지만, 과중한 업무에 팀원들은 이미 지쳐있었다. 내부 인력만으로는 품질 높은 백서를 제작하기 어렵다는 판단이 들었다.

"외주를 맡겨볼까? 하지만 어떻게 시작해야 할지..." 그는 고민했다.

1단계: 명확한 목표 설정

먼저 팀장과 함께 백서의 목적과 범위를 명확히 정의했다.

• 정책의 배경과 성과를 객관적으로 정리할 것

• 시민들이 이해하기 쉬운 언어로 작성할 것

• 향후 5년간의 정책 방향성을 제시할 것

"백서의 목적과 타깃 독자층이 명확해야 외주업체도 방향을 잡기 쉬울 거예요," 팀장이 조언했다.

2단계: 예산 확보와 조달 방식 결정

다음으로 재정팀과 상의하여 예산을 검토했다. 정책백서 제작비로 3,000만원을 배정받았고, 이에 맞는 조달 방식을 결정해야 했다.

"2,000만원 이상이니 나라장터를 통한 입찰 공고가 필요하겠네요," 재정팀 담당자가 설명했다.

'전문성'이 중요한 백서 제작인 만큼 최저가 입찰보다는 기술평가와 가격평가를 함께 고려하는 '협상에 의한 계약' 방식을 선택했다.

3단계: 상세한 과업지시서 작성

외주 성공의 핵심이 명확한 과업지시서라는 것을 알고 있었다. 그는 다음 내용을 포함한 상세 과업지시서를 작성했다:

• 백서의 목적과 구성 체계

• 필수 포함 내용과 분량

• 디자인 요구사항

• 산출물 형태(인쇄본, PDF, 웹 버전 등)

• 작업 일정과 중간 보고 횟수

• 저작권 및 보안 관련 사항

"과업지시서가 모호하면 나중에 업체와 갈등이 생기기 마련이에요," 경험 많은 선배 공무원이 조언했다.

4단계: 입찰 공고와 업체 선정

 나라장터에 입찰 공고를 올리고, 업체 선정을 위한 평가 기준을 마련했다:

• 유사 백서 제작 경험(30%)

• 수행 인력의 전문성(25%)

• 사업 수행 계획의 적절성(25%)

• 가격 경쟁력(20%)

평가 결과, '리퍼블릭미디어'라는 업체가 최종 선정되었다. 그들은 환경 정책 분야의 전문성과 공공기관 백서 제작 경험을 풍부하게 갖추고 있었다.

5단계: 효과적인 소통 체계 구축

계약 이후, 백서는 업체와의 원활한 소통을 위해 먼저 착수 회의를 진행했다.

"일주일에 한 번 진행 상황을 공유하고, 중요한 의사결정이 필요할 때는 수시로 연락하겠습니다," 프로젝트 매니저가 제안했다.

그는 내부 자료 제공을 위한 담당자를 지정하고, 주요 정책 결정자들의 인터뷰 일정을 조율했다.

6단계: 중간 점검과 피드백

백서 초안이 나왔을 때, 김백서는 관련 부서들로부터 내용 검토를 받았다. 이 과정에서 몇 가지 오류와 보완이 필요한 부분이 발견되었다.

"이 부분은 최신 데이터로 업데이트가 필요하고, 시민 참여 사례는 좀 더 강조해주세요," 구체적인 피드백을 전달했다.

업체는 빠르게 수정안을 제출했고, 수정 과정을 통해 백서의 품질이 한층 향상되었다.

7단계: 최종 검수와 결과물 활용

완성된 백서는 내부 검토와 최종 승인 과정을 거쳤다. 인쇄본뿐만 아니라 접근성이 높은 디지털 버전도 함께 제작되어 시민들이 쉽게 접할 수 있게 되었다.

"생각보다 훨씬 좋은 결과물이 나왔네요. 시민들의 반응도 좋을 것 같습니다," 팀장이 만족스러워했다.

프로젝트를 마무리하며 그는 성공적인 외주 경험에서 몇 가지 교훈을 얻었다:

1. 명확한 목표와 상세한 과업지시서가 성공의 기본

2. 최저가보다는 전문성과 경험을 중시한 업체 선정

3. 정기적인 소통과 구체적인 피드백의 중요성

4. 충분한 준비 기간 확보의 필요성

"다음에는 더 여유 있게 일정을 잡아야겠어," 그는 다음 백서 제작을 위한 메모를 남겼다.

이 경험은 그에게 외주 관리의 전문성을 키워주었고, 이후 그가 담당한 여러 정책 자료 외주 프로젝트들도 성공적으로 이끌 수 있는 밑거름이 되었다.